Privacyverklaring

1. IDENTITEIT EN CONTACTGEGEVENS

De verwerkingsverantwoordelijken voor uw persoonsgegevens is de volgende juridische entiteit (al dan niet gezamenlijk met de advocaten zoals vermeld op onze website, www.faros.eu):

Faros - competition & data protection BV
Grensstraat 7
B-1831 Machelen
België
Ondernemingsnummer: 0788.247.833

In geval u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u steeds contact met ons opnemen:

• via post: naar het bovenstaande adres, met vermelding “Privacy”
• via e-mail: privacy@faros.eu
• via telefoon: 02/580.18.14

2. DOELEINDEN

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor één of meer van de volgende doeleinden:

• Cliëntenbeheer
• Aanwerving
• Nieuwsbrieven en andere vormen van communicatie
• Evenementen
• Contact en informatie
• Studentenwerking
• Website optimalisatie en beveiliging
• B2B beheer
• Facturatie en boekhouding
• Geschillenbeheer

Hieronder kan u per doeleinde terugvinden welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we deze verwerken, hoe we deze verkrijgen, hoe lang we deze bijhouden en met wie we ze delen.

1) Cliëntenbeheer

In het kader van onze juridische dienstverlening aan cliënten kunnen wij uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer) verwerken, alsmede alle andere informatie die aan ons wordt verstrekt of die relevant is bij het verstrekken van juridische adviezen of het behandelen van een zaak. Wij verzamelen geen gevoelige gegevens of strafrechtelijke gegevens, tenzij dat noodzakelijk is voor het juridisch advies of de zaak.

Met deze persoonsgegevens kunnen wij onze juridische diensten aan cliënten verlenen, waaronder het opstellen van juridische advies, akten en documenten, het vertegenwoordigen van cliënten in rechte, bij een arbitrage of voor gelijkaardige administratieve instanties, het bijstaan van cliënten bij onderhandelingen en/of het sluiten van contracten, bij bemiddeling, politie- of soortgelijke verhoren, het uitoefenen van diverse mandaten (curator, schuldbemiddelaar, bewindvoerder, etc.), het aanbieden van juridische opleidingen, etc.

De rechtsgrondslag voor deze verwerking is het sluiten en uitvoeren van een overeenkomst voor het verlenen van juridische diensten met u als cliënt (Art. 6, §1, (b) GDPR) of, indien u een contactpersoon bent van een professionele cliënt of een derde (wederpartij, getuige, etc.), ons gerechtvaardigd belang om onze juridische diensten aan cliënten te verlenen (Art. 6, §1, (f) GDPR).

Ook de naleving van de wettelijke verplichting zoals bepaald in de wet van 18 september 2017 ter voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en ter beperking van het gebruik van contant geld kan ons verplichten om deze persoonsgegevens van u te verwerken (Art. 6, §1, (c) GDPR).

Wij verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u of via derden.

Voor het verlenen van onze juridische diensten kunnen wij uw persoonsgegevens maximaal 5 jaar bewaren, plus een verificatieperiode van 1 jaar na het afsluiten van de betreffende zaak.

Wij delen uw persoonsgegevens alleen met derden op een need-to-know basis, waaronder mogelijk overheidsinstanties en gerechtelijke autoriteiten (rechtbanken en gerechtshoven, deurwaarders, openbaar ministerie en politie), (advocaten van) wederpartijen en bank- en verzekeringsinstellingen. Als gevolg van een gerechtelijke beslissing kunnen wij ook verplicht zijn uw persoonsgegevens te delen met een technisch adviseur, deskundige, gerechtelijk mandataris (d.w.z. notaris, gerechtelijk bewindvoerder) die wettelijk wordt aangesteld. Ook onze IT-providers hebben toegang tot uw persoonsgegevens.

2) Aanwerving

Wanneer u solliciteert bij Faros of wanneer we uw cv verkrijgen via een studentenorganisatie, verwerken wij uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer), evenals alle andere informatie die u ons in uw cv of tijdens het sollicitatieproces verstrekt (inclusief tijdens gesprekken).

Met deze persoonsgegevens kunnen wij onze huidige vacatures invullen (onder meer door het uitvoeren van referentiechecks) en een database van potentiële kandidaten voor toekomstige vacatures bijhouden.

De rechtsgrondslag voor deze verwerking is het sluiten van een arbeidsovereenkomst met u (art. 6, §1, (b) GDPR). Indien wij referentiechecks uitvoeren of u willen opnemen in onze database voor toekomstige vacatures, vragen wij uw toestemming (Art. 6, §1, (a) GDPR).

Wij verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u, via wervingsbureaus of via studentenorganisaties.

Voor aanwervingsdoeleinden bewaren wij uw persoonsgegevens tot 1 jaar plus een verificatieperiode van 6 maanden na onthouding of afwijzing van uw sollicitatie. Wanneer u uw toestemming hebt gegeven, bewaren wij u in onze talentendatabase voor een periode van 5 jaar. Uiteraard kunt u uw toestemming te allen tijde intrekken (voor meer informatie, zie RECHTEN).

Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met wervingsbureaus.

Ook onze IT-providers hebben toegang tot uw persoonsgegevens.

3) Nieuwsbrieven en andere vormen van communicatie

Voor onze nieuwsbrieven en andere vormen van communicatie verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres), persoonlijke kenmerken (geslacht, taal) en opleidings- of arbeidsgegevens (functie, bedrijf). Wij kunnen ook informatie ontvangen over uw interactie met onze nieuwsbrieven.

Met deze gegevens kunnen wij u op de hoogte houden van wettelijke ontwikkelingen, u informeren over onze producten, diensten en evenementen en u onze kerstkaart bezorgen.

De rechtsgrondslag voor deze verwerking is ons gerechtvaardigd belang om onze producten, diensten en evenementen te promoten bij onze cliënten (Art. 6, §1, (f) GDPR). Als u zich via de website abonneert op onze nieuwsbrieven, ontvangt u deze nieuwsbrieven omdat u daarvoor toestemming heeft gegeven (Art. 6, §1, (a) GDPR).

Wij verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u.

Wij sturen u onze nieuwsbrieven en andere mededelingen totdat u zich hiervoor uitschrijft, wat u te allen tijde kunt doen (voor meer informatie, zie RECHTEN).

Onze leveranciers van marketingtools en IT-leveranciers hebben ook toegang tot uw persoonsgegevens.

4) Evenementen

Voor de organisatie van evenementen zoals seminars en workshops verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), door de overheid verstrekte identificatiegegevens (BTW-nummer), opleidings- of arbeidsgegevens (functie, bedrijf), lidmaatschappen (IBJ, OVB), financiële gegevens (bankrekeningnummer, betaalwijze) en uw afbeelding. Bij deelname aan een webinar verwerken wij ook gegevens over uw kijkgedrag.

Met deze gegevens kunnen wij uw deelname registreren, u de nodige informatie over het evenement verstrekken en de toekenning van IBJ- of OVB-punten voor uw deelname aan het evenement verzorgen. De foto’s die tijdens een evenement worden gemaakt, stellen ons in staat om over het evenement te communiceren via onze website en sociale media.

De rechtsgrondslag voor deze verwerking van persoonsgegevens is het sluiten en uitvoeren van een overeenkomst met u als deelnemer aan het evenement (Art. 6, §1, (b) GDPR). Als wij gerichte beelden van u maken tijdens het evenement en deze willen delen op onze website en sociale media, vragen wij uw toestemming (Art. 6, §1, (a) GDPR).

Wij verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u of via een derde partij (bijvoorbeeld een derde partij die u registreert voor een evenement).

Wij bewaren uw persoonsgegevens gedurende 10 jaar plus een verificatieperiode van 1 jaar na uw deelname aan het evenement.

Ook onze IT-providers hebben toegang tot uw persoonsgegevens.

5) Contact en informatie

Indien u gebruik maakt van het contactformulier op onze website, verwerken wij uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, e-mailadres) en eventuele aanvullende informatie die u ons in dat kader verstrekt.

Met deze gegevens kunnen wij gevolg geven aan uw contactopname via onze website, d.w.z. uw verzoek beantwoorden, u informatie verstrekken die u eventueel via onze website hebt aangevraagd, etc.

De rechtsgrondslag voor deze verwerking is de toestemming die u hebt gegeven door ons uw persoonsgegevens te verstrekken voor de bovengenoemde doeleinden (art. 6, §1, sub a) GDPR).

Wij verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u.

Voor bovengenoemd doeleinde bewaren wij uw persoonsgegevens gedurende 10 jaar na opvolging van uw contact plus een verificatieperiode van 1 jaar.

Wij delen deze persoonsgegevens alleen met derden waarmee wij voor onze website samenwerken (IT- en softwareleveranciers).

6) Studentenwerking 

Voor onze studentenwerking verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres), persoonlijke kenmerken (geslacht, taal) en opleidingsgegevens. Ook kunnen wij informatie ontvangen over uw interacties met onze nieuwsbrieven.

Met deze gegevens kunnen wij u uitnodigingen voor opkomende workshops, nieuwsbrieven versturen, etc.

De rechtsgrond voor deze verwerking is het gerechtvaardigd belang om onze producten en diensten te promoten bij studenten die eerder een workshop hebben gevolgd (Art. 6, §1, (f) GDPR). Indien je via de website inschrijft op onze nieuwsbrieven, ontvang je deze omdat je daarvoor je toestemming hebt gegeven (Art. 6, §1, (a) GDPR).

Wij verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van jou of via studentenorganisaties met wie we een workshop organiseren.

Wij sturen je onze nieuwsbrieven en updates zolang je je hiervoor niet uitschrijft. Je kan je uiteraard te allen tijde uitschrijven (voor meer informatie, zie RECHTEN).

Onze leveranciers van marketingtools en IT-providers hebben ook toegang tot je persoonsgegevens.

7) Website optimalisatie en beveiliging

Wanneer u onze websites www.faros.eu of www.faros-compliance.eu bezoekt, verwerken we uw persoonlijke identificatiegegevens (IP-adres en cookies).

Met deze gegevens kunnen wij uw surfervaring op onze website verbeteren, de website beter afstemmen op uw voorkeuren en onze website beveiligen tegen spam.

De rechtsgrondslag voor het plaatsen van essentiële en functionele cookies is ons gerechtvaardigd belang om een goed functionerende en gebruiksvriendelijke website aan te bieden (art. 6, §1, (f) GDPR). Analytische, reclame- en sociale media cookies worden alleen geplaatst als u daarvoor uw toestemming heeft gegeven (voor meer informatie, zie onze Cookieverklaring).

Wij verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u.

De vervaldatum verschilt per cookie en u kunt uw cookievoorkeuren te allen tijde wijzigen (voor meer informatie, zie onze Cookieverklaring).

Wij delen deze persoonsgegevens alleen met IT- en softwareleveranciers waarmee wij samenwerken voor onze website. De aanbieders van cookies van derden kunnen ook toegang hebben tot uw persoonsgegevens.

8) B2B beheer

Als leverancier of zakenpartner van Faros verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), door de overheid verstrekte identificatiegegevens (ondernemingsnummer, BTW-nummer), alsmede alle andere informatie die ons wordt verstrekt of die relevant is in het kader van onze samenwerking.

Met deze gegevens kunnen wij overeenkomsten sluiten met leveranciers en zakenpartners (waaronder het vergelijken van leveranciers, het aanvragen van offertes en het voeren van precontractuele onderhandelingen), communiceren met leveranciers en zakenpartners, bestellingen beheren en betalingen organiseren.

De rechtsgrondslag voor deze verwerking is het sluiten en uitvoeren van een overeenkomst voor de levering van goederen of diensten met u (Art. 6, §1, (b) GDPR) of, indien u een contactpersoon bent van een professionele leverancier of zakenpartner, ons gerechtvaardigd belang om ons B2B-beheer te organiseren (Art. 6, §1, (f) GDPR).

Wij verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u.

Voor ons B2B-beheer bewaren wij uw persoonsgegevens tot 10 jaar plus een verificatieperiode van 1 jaar na afloop van de overeenkomst.

Wij delen deze persoonsgegevens alleen met derden op een need to know basis, waaronder overheidsinstanties. Daarnaast hebben ook onze IT-providers toegang tot deze persoonsgegevens.

9) Facturatie en boekhouding

Voor boekhoudkundige en facturatiedoeleinden verwerken mij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), door de overheid verstrekte identificatiegegevens (ondernemingsnummer, BTW-nummer), financiële gegevens (bankrekeningnummer, wijze van betaling) en een overzicht van geleverde diensten.

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om onze boekhouding te voeren, te voldoen aan onze boekhoudkundige verplichtingen (waaronder het opstellen van de jaarrekening) en onze producten, diensten en evenementen te factureren.

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op de wettelijke verplichting (artikel 6, §1, c) GDPR), zoals vervat in art. I.1 en III.82 WER en art. III.89 WER en art. III.90 WER, het KB WVV, artikel 3:1 WVV en art. 320 WIB.

Wij verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u.

Voor boekhoudkundige doeleinden bewaren wij uw persoonsgegevens tot 7 jaar plus een verificatieperiode van 1 jaar na het betreffende boekjaar.

Wij delen deze persoonsgegevens alleen met derden op een need to know basis, waaronder overheidsinstanties, socialezekerheidsinstanties, bank- en verzekeringsmaatschappijen en ons accountantskantoor. Daarnaast hebben ook onze IT-providers toegang tot deze persoonsgegevens.

9) Litigation management

In het kader van het beheer van eventuele geschillen, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres), bedrijfsgegevens en alle andere informatie die relevant kan zijn voor het beheer van een (mogelijk) geschil.

De verwerking van deze persoonsgegevens laten ons toe om onze legitieme belangen te verdedigen in alle vormen van geschillenbeslechting en de administratie daarvan te verzorgen.

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om onze (contractuele en buitencontractuele, wettelijke en andere) rechten te vrijwaren (artikel 6, §1, (f) GDPR).

We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u of via derde partijen.

Voor doeleinden van geschillenbeheer houden wij uw persoonsgegevens bij tot 5 jaar na het verstrijken van de laatste termijn tot hogere voorziening, plus een verificatieperiode van 1 jaar.

Wij delen deze persoonsgegevens alleen met derde partijen met wie wij in het kader van het geschillenbeheer samenwerken (externe juridische adviseurs, incassobureaus) en met andere partijen indien nodig (overheden, gerecht en politiediensten, gerechtsdeurwaarders). Daarnaast hebben ook derden met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens toegang tot deze persoonsgegevens (IT providers).

3. BEVEILIGING

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen en uw gegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige vernietiging, verlies, wijziging, ongeautoriseerde openbaarmaking of toegang.

Wij hebben de nodige contractuele afspraken gemaakt met de derde partijen met wie wij samenwerken en geven uw persoonsgegevens niet door buiten de Europese Economische Ruimte zonder de garantie dat uw gegevens daar ook een evenwaardig beschermingsniveau genieten.

4. RECHTEN

U kan ons altijd contacteren voor de uitoefening van de volgende rechten:

• een verzoek om toegang tot of rectificatie van uw persoonsgegevens;
• een verzoek om wissing van uw persoonsgegevens;
• een verzoek om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
• het intrekken van uw toestemming;
• een bezwaar tegen de verwerking van uw gegevens; en
• the right to transmit your data to another service provider
• een klacht als u van mening bent dat we niet handelen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. U kan ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

Indien u voornoemde rechten wenst uit te oefenen, kunnen wij u vragen uw verzoek te verantwoorden en/of ons een identiteitsbewijs te bezorgen, bijvoorbeeld door een kopie van de voorkant van uw identiteitskaart te vragen.

U kan ons hiervoor steeds contacteren via de onderstaande kanalen:

• via post: naar het bovenstaande adres, met vermelding “Privacy”
• via e-mail: privacy@faros.eu
• via telefoon: 02/580.18.14

Wij respecteren alle rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens waarop u volgens de toepasselijke wetgeving recht hebt.

Indien u onze nieuwsbrieven niet langer wenst te ontvangen en de verwerking van uw gegevens voor dat doel wenst stop te zetten, kan u altijd gebruik maken van de afmeldlink onderaan elke nieuwsbrief. Zodra u zich uitschrijft, ontvangt u de nieuwsbrief niet meer. U kunt zich altijd opnieuw inschrijven via onze website. U kunt uw persoonsgegevens ook inzien of corrigeren via de optie "voorkeuren bijwerken" onderaan de nieuwsbrief.

Voor die doeleinden waarvoor de rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens het gerechtvaardigd belang is, kan u ons meer informatie vragen over de afwegingstoets die wij in dat kader hebben uitgevoerd (voor meer informatie, zie DOELEINDEN).

5. UPDATES

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd, binnen de beperkingen van de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming. Via onze website heeft u steeds toegang tot de meest actuele versie.